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recebi uma fatura eletrónica. devo imprimir?

Com a evolução dos últimos anos, muitas empresas questionam-se se devem ou não imprimir faturas que recebem em formato digital. A verdade é que um documento digital tem exatamente a mesma validade do que um documento físico.

Artigo publicado em assis.partners a 2024/05/29

Imprimir e arquivar todos os documentos ainda vale a pena?

Não é, de todo, necessário. Para efeitos fiscais, e cumprindo todos os requisitos, uma fatura eletrónica tem exatamente o mesmo valor legal do que as que são enviadas em papel, a única diferença passa pelo ciclo de vida da mesma. A emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre unicamente por via eletrónica, o que torna todo o processo mais económico e sustentável.

São inegáveis as vantagens de não arquivar a faturação em papel: facilmente poderá aceder à documentação em qualquer hora ou local, facilitando toda a disponibilidade de acesso, a agilização de processos e a rapidez da informação, e também o impacto ambiental é reduzido consequente da diminuição do uso de recursos.

Já a validade da fatura está assegurada através da Assinatura Digital Qualificada, que é a forma da empresa assinar os documentos em seu nome.

Mas, na verdade, o que é uma fatura eletrónica?

A fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico. Contém as mesmas informações do que as tradicionais faturas em papel e trazem inúmeras vantagens para as empresas que vêem o processo de armazenamento e gestão simplificado, reduzindo os custos de impressão, envio e armazenamento.

Assinaturas há muitas.

O Regulamento eIDAS prevê a existência de diferentes tipos de assinatura eletrónica: a simples, a avançada e a qualificada. Destas, apenas a assinatura digital qualificada tem um efeito legal equivalente a uma assinatura manuscrita, uma vez que possui certificados digitais associados que asseguram a identidade da pessoa ou da empresa que assina o documento.

Faturação eletrónica: uma obrigação para o próximo ano nas transações com o setor público

Depois das grandes empresas terem implementado a faturação eletrónica em 2021, esta metodologia passa a ser obrigatória para as micro, pequenas e médias empresas do setor público a partir do dia 01 de janeiro de 2025. Até esta data, todas as empresas públicas, ou que prestem serviços ao Estado, deverão ter o seu sistema de faturação atualizado.

Lembre-se: se recebeu uma fatura eletrónica, não deve imprimir! Assegure apenas que tem backups robustos da informação e que escolhe o parceiro certo para o auxiliar.

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